Ändamål och organisation

1 §

Sveriges IP-ombuds Samfund utgör det allmänna samfundet som organiserar alla auktoriserade IP-ombud verksamma i Sverige inom området för det industriella rättsskyddet och därmed främjar en internationellt sett hög kompetensnivå hos IP-ombudskåren. 

Samfundet har till ändamål:  

1. att verka för att upprätthålla en yrkesskicklig och rättrådig IP-ombudskår,  

2. att följa och bidra till utvecklingen inom immaterialrättens område,  

3. att tillvarata IP-ombudskårens allmänna yrkesintressen,  

4. att verka för att medlemmarna tillvaratar klienters legitima intressen och utövar yrket under iakttagande av etik och god yrkessed,  

5. att verka för god sammanhållning mellan IP-ombuden,  

6. att verka för ett gott samarbete mellan IP-ombud och myndigheter,  

7. att föra register över auktoriserade IP-ombud. Auktoriserat IP-ombud är den som är enskild medlem av Samfundet.

Medlemskap

2 §

Svenska Patentombudsföreningen (SPOF) och Svenska Industrins IP Förening (SIPF) är ständiga medlemmar av Samfundet.

3 §

Enskilt medlemskap kan vinnas av IP-ombud som har sin huvudsakliga yrkesverksamhet i Sverige och som  

1. uppfyller de utbildningskrav som föreskrivs av Samfundet,  

2. blivit godkänd i av Samfundet anvisad examen, och  

3. ansökt om medlemskap, gjort sig känd för redbarhet samt i övrigt befunnits lämplig att utöva IP-ombudsverksamhet.  

Med IP-ombud avses person som uppfyller kraven enligt punkterna 1-3 ovan och som har  

minst fem (5) års erfarenhet från handläggning av ärenden inom området immaterialrätt, såsom huvudsysselsättning, vid industriföretags IP-avdelning eller på patentbyrå. Två av nämnda fem år kan utgöras av immaterialrättsligt relaterad erfarenhet från myndighet.  

Efter förslag från styrelsen och med hänsyn till föreliggande särskilda omständigheter kan även den som endast uppfyller punkterna 1 och 3 upptas som enskild medlem.  

Enskild medlem, vars sysselsättning ändras så att handläggning av ärenden inom området immaterialrätt inte längre utgör huvudsysselsättning, eller vars sysselsättning är förlagd eller kommer att varaktigt förläggas utomlands, kan begära medlemskap vilande. Om sådan medlem inom en period av högst fem (5) år återupptar handläggning enligt ovan som huvudsysselsättning, eller återupptar sysselsättning i Sverige, samt uppfyllt villkoren för upprätthållande av vilande medlemskap kan enskilt medlemskap åter vinnas efter anmälan. Om perioden varit längre än fem (5) år skall styrelsen pröva om enskilt medlemskap åter kan vinnas.

Personer vars medlemskap är vilande upptas ej i Samfundets publika register över auktoriserade IP-ombud.

4 §

Enskilda medlemmars rätt att påverka Samfundets verksamhet utövas genom Samfundets årsstämma. Vid särskilda behov kan extra stämma hållas.  

Vid årsstämma väljs styrelse för Samfundet, kallad Sveriges IP-ombudsamfunds styrelsen, ävensom ledamöter av en nämnd, kallad Sveriges IP-ombudsamfunds disciplinnämnden.

5 §

Ny ansökan om ständigt medlemskap prövas och beslutas av årsstämma.  

Ansökan om enskilt och vilande medlemskap prövas och beslutas av Samfundets styrelse. Vid ansökningen skall bifogas de handlingar, vilka sökanden med hänsyn till bestämmelserna i 3 § önskar åberopa. Styrelsen må inhämta utlåtande över ansökningar från styrelserna i de ständiga medlemmarna och beträffande utländsk sökande från den utländska IP-ombudsorganisation inom vars område sökanden utövat eller utövar verksamhet, samt ytterligare upplysningar som den anser erforderliga.  

Avslås ansökan om inträde, skall beslutet ange de skäl, varpå beslutet grundas.

6 §

Den som är auktoriserad som IP-ombud i en annan stat inom Europeiska unionen och utöver stadigvarande IP-ombudsverksamhet i Sverige under sitt hemlands titel, kan registreras hos Samfundet och är därmed bunden av dessa stadgar.  

Ansökan om registrering prövas av Samfundets styrelse. Till ansökan skall fogas de handlingar som styrelsen föreskriver eller som sökanden annars vill åberopa.  

Avslås sådan ansökan om registrering skall skälen för beslutet anges.

Styrelse

7 §

Samfundets styrelse består av ordförande, vice ordförande samt fyra andra ledamöter. Ordförande, tillika Samfundets ordförande, och vice ordförande väljs vid ordinarie stämma. Styrelsen utser inom sig sekreterare och kassör samt utser även firmatecknare.

Ledamöter väljs för två år i taget räknat från och med närmast följande 1 april.  

Vid val av andra ledamöter än ordförande och vice ordförande skall hänsyn tas till geografisk spridning av hemvist. Ledamot bör ej sitta i styrelsen längre period än sex år i följd.  

Styrelsen äger utse arbetsutskott för behandling av olika frågor.

Väljes ledamot i styrelsen till ledamot i disciplinnämnden och mottager detta uppdrag skall han/hon frånträda sitt uppdrag i Styrelsen.

Styrelsen har sitt säte i Stockholm.

8 §

Avgår ledamot i styrelsen innan den mandatperiod för vilken han/hon valts gått till ända, skall om behov föreligger val av ersättare för återstoden av perioden företas. Ersättningsval må förrättas å extra stämma men må anstå till närmast efter avgången inträffande ordinarie stämma. Den valde inträder omedelbart i tjänst.

9 §

Styrelsen och disciplinnämnden utövar tillsyn över Samfundets medlemmar och har att tillse att medlem såväl vid handläggning av immaterialrättsliga ärenden som beträffande stabiliteten av sin verksamhet uppfyller de krav, som åvilar honom/henne. 

Uppkommer fråga om disciplinärt ingripande på annat sätt än genom anmälan enligt 27 § prövar styrelsen om ärendet skall hänskjutas till disciplinnämnden. 

Styrelsen företräder Samfundet, bevakar dess intressen och exekverar dess angelägenheter samt beslutar å Samfundets vägnar i alla ärenden, angående vilka ej annorlunda bestäms i dessa stadgar. På grund härav tillkommer styrelsen bland annat:  

1. att verkställa av stämman fattade beslut,  

2. att förvalta Samfundets tillgångar, 

3. att till ordinarie årsstämma avge förvaltningsberättelse för senast tilländalupna kalenderår. 

4. att avge yttrande i av myndighet remitterat ärende och på eget initiativ å Samfundets vägnar göra uttalande i lagstiftningsfråga eller annat ärende av betydelse för IP-ombudsverksamheten eller utvecklingen inom det immaterialrättsliga området, 

5. att på förfrågan eller eljest till enskild medlem avgiva vägledande uttalande angående IP-ombudsverksamhetens utövande,  

6. att utse Samfundets tjänstemän,  

7. att pröva anmälningar enligt 22 § andra stycke.

10 §

Styrelsen sammanträder, när ordförande så finner erforderligt eller minst 3 styrelsemedlemmar så begär, å ort som styrelsen eller ordföranden bestämmer. 

Kallelse med föredragningslista skall i god tid före sammanträde tillställas styrelsens ledamöter.

Styrelsens ledamöter är icke berättigade till annan ersättning än för sina resutgifter enligt av vid stämma fastställda grunder.

11 §

Styrelsen är beslutför, om jämte ordföranden minst två andra ledamöter är närvarande. I ordförandens frånvaro är styrelsen beslutsför då minst fyra ledamöter är närvarande.

För att val ska kunna hållas krävs att minst fyra ledamöter är närvarande.

Omröstning inom styrelsen sker öppet.

Beslut inom styrelsen fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller den mening, som ordföranden biträder; dock sker vid val omröstningen genom lottning.

Styrelsens protokoll justeras av ordföranden och en ledamot.

Disciplinnämnden

12 §

Samfundets disciplinnämnd består av ordförande, vice ordförande och sex andra ledamöter jämte två suppleanter, att inkallas vid jäv eller förfall för ledamot.  

Ordförande, vice ordförande och fyra övriga ledamöter väljes vid ordinarie stämma för fyra år, räknat från och med närmast följande 1 april. 

Väljes ledamot av disciplinnämnden till ledamot i styrelsen och mottager han/hon detta uppdrag, skall ledamot frånträda sitt uppdrag i nämnden.

13 §

Avgår av stämman utsedd ledamot av disciplinnämnden innan mandatperiod för vilken han/hon valts gått till ända, skall om val av ersättare för återstoden av perioden gälla vad i 8 § är för där avsett fall stadgat.

14 §

Disciplinnämnden har att handlägga frågor om disciplinärt ingripande mot medlem i enlighet med stadgandena i 27-30 §§. Nämnden tillkommer att besluta om uteslutning ur Samfundet, varning, erinran och straffavgift. 

I den omfattning som närmare anges i 27 § kan disciplinnämnden för prövning, om disciplinärt ingripande mot medlem är påkallat, arbeta på avdelningar, bestående av tre ledamöter varav en bör vara offentlig representant. Sådan avdelning kallas prövningsavdelning.

15 §

Disciplinnämnden och prövningsavdelningar sammanträder på kallelse av nämndens ordförande å ort som denne bestämmer. Kallelse med föredragningslista skall i god tid före sammanträde tillställas disciplinnämndens ledamöter.

De av stämman utsedda ledamöterna i disciplinnämnden är icke berättigade till annan ersättning än för sina reseutgifter enligt av stämman fastställda grunder.

16 §

Disciplinnämnden är beslutför, då minst fem ledamöter är närvarande. Prövningsavdelning är beslutför med två ledamöter.

Vid omröstning inom disciplinnämnden gäller rättegångsbalkens regler om omröstning i brottmål i tillämpliga delar. Uppkommer frågan om uteslutning ur Samfundet, röstas härom särskilt. För beslut om uteslutning fordras att minst fem ledamöter är ense om denna påföljd. 

Disciplinnämndens protokoll justeras av ordföranden och en ledamot. Prövningsavdelning skall föra särskilt protokoll, som justeras av avdelningens ordförande och en ledamot. 

Disciplinnämnden beslutar om organisation av prövningsavdelningar.

Räkenskaper och revision

17 §

För Samfundets skall föras erforderliga räkenskaper enligt bokföringslagen. Räkenskapsåret skall vara kalenderår.

Samfundet skall ha en revisor och en suppleant, vilka utses vid ordinarie stämma.

Valberedningen

18 §

Samfundets valberedning består av ordförande samt två övriga ledamöter, vilka väljs vid ordinarie stämma. Ledamöter väljs för ett år i taget räknat från och med närmast följande 1 april. 

Valberedning skall till årsstämman avge förslag till de val som stadgeenligt skall förrättas vid årsstämman, dock ej till val av valberedning.

Årsstämma

19 §

Rösträtt vid stämma utövas endast av enskilda medlemmar.

Varje medlem har en röst men må med fullmakt företräda upp till 9 andra enskilda medlemmar.

20 §

Årsstämma skall hållas före mars månads utgång å dag och plats som styrelsen bestämmer.

Kallelse till årsstämma skall utsändas senast 3 veckor och till extra stämma senast två veckor före mötet. Vid kallelse skall fogas föredragningslista, upptagande de ärenden som vid mötet skall komma till förhandling.  

Extra stämma kan hållas för behandling av särskilt ärende när styrelsen finner erforderligt eller då det skriftligen med angivande av anledning begäres av minst 10 procent av alla aktiva enskilda medlemmar eller av en ständig medlem.

21 §

Ordinarie årsstämma tillkommer:  

1. att behandla styrelsens förvaltningsberättelse och revisorernas berättelse samt  

2. att besluta om ansvarsfrihet för styrelsen, och därest ansvarfrihet vägrats, besluta om åtgärd med anledning därav,  

3. att fastställa antalet ledamöter i styrelse och disciplinnämnd,  

4. att välja Samfundets styrelse och disciplinnämnd,  

5. att välja revisor och revisorssuppleant, 

6. att välja valberedning,  

7. att besluta om avgifter till Samfundet,  

8. att behandla ärenden som styrelsen hänskjutit till stämman eller som medlem av Samfundet före den 15 januari skriftligen hos styrelsen föreslagit till behandling.

Avgifter

22 §

Enskild likväl som ständig medlem skall erlägga årlig avgift till Samfundet. Avgiften utgår med lika belopp för varje medlem. Den som antagits till medlem under andra halvåret betalar för det året halv avgift. För enskild medlem med vilande medlemskap utgår halv avgift.

Den som är registrerad enligt 6 § har att erlägga en årlig avgift till Samfundet.

Medlem är skyldig att omgående meddela Samfundet vid ändring av namn, adress, epostadress eller andra kontaktuppgifter som behövs för att nå medlemmen för fakturering av den årliga respektive halva årliga avgiften.

Yrkesplikter

23 §

Vid utövande av sin verksamhet skall medlem redigt och nitiskt utföra honom/henne anförtrodda uppdrag och i allt iaktta god yrkessed. Medlem är skyldig att där god yrkessed så fordra, förtiga vad han/hon erfar i sin yrkesutövning.

24 §

Medlem skall upprätthålla och utveckla sin yrkeskompetens.

Styrelsen får utfärda närmare föreskrifter om medlemmars skyldigheter att i detta syfte genomgå professionell vidareutbildning och att lämna uppgifter om detta till styrelsen eller av styrelsen utsett annat organ.

25 §

Medlem får frånträda mottaget uppdrag om detta inte strider mot god yrkessed.

26 §

Medlem äger icke vid sidan om sin verksamhet som IP-ombud utöva annan verksamhet av den art och omfattning, att den kan menligt inverka på hans/hennes självständighet eller eljest är oförenlig med hans/hennes ställning som auktoriserat IP-ombud.

Disciplinärenden

27 §

Göres hos Samfundet anmälan mot medlem av klienter eller annan som berörs av saken eller väcker styrelsen fråga om disciplinärt ingripande mot medlem, upptages ärendet av disciplinnämnden, vanligen först av prövningsavdelning. Är prövningsavdelning enig om att disciplinär påföljd inte är påkallad och är ledamöterna ense om beslutets innehåll, får prövningsavdelningen avgöra ärendet. I annat fall skall ärendet hänskjutas till disciplinnämnden.

28 §

Om anmälan mot medlem avser omständigheter, som ligger mer än tre år tillbaka i tiden, är disciplinnämnden ej skyldig att uppta anmälan till prövning.

29 §

Disciplinnämndens beslut, liksom beslut av prövningsavdelning av innebörd att ärendet inte hänskjutes till nämnden, skall tillställas den medlem, mot vilken anmärkning framställts, Samfundets styrelse och den myndighet som har att bevaka auktorisering av IP-ombud. Har ärendet upptagits på grund av anmälan enligt 27 §, skall även anmälaren få del av beslutet, såvida han/hon ej återkallat anmälan. 

Styrelsens beslut om avskrivning av anmälan mot medlem skall tillställas anmälaren, medlem och nämnda myndighet. Har anmälan mot medlem avskrivits eller har i upptaget ärende om disciplinärt ingripande beslut meddelats av innebörd att ärendet inte hänskjutes till disciplinnämnden, får nämnda myndighet inom fyra veckor efter den har fått del av beslutet, hos nämnden påkalla åtgärd mot medlem.

30 §

I disciplinärende skall den medlem ärendet rör beredas tillfälle att yttra sig över framställd anmärkning, om ej särskild omständighet föranleder annat. 

Medlem, mot vilken anmärkning framställts, är pliktig att efter anmaning avgiva skriftligt yttrande, att förete de handlingar som disciplinnämnden eller styrelsen ålägger honom/henne att tillhandahålla samt att på kallelse personligen infinna sig inför nämnden. Medlem har rätt att begära muntlig förhandling inför disciplinnämnden.  

Disciplinnämnden å sin sida får bestämma att muntlig förhandling skall hållas vid behandling av ärende i nämnden. Om ej särskilda skäl föranleder annat, skall sådan förhandling äga rum när uteslutning ur Samfundet kan komma i fråga som påföljd. Därvid skall ett av styrelsen utsett IP-ombud föra den talan som föranledes av anmälan eller på annat sätt framkommen anmärkning. Styrelsens förordnande sker efter anmälan av nämnden. Uppdraget får inte ges till den som är ledamot i disciplinnämnden.  

Om den medlem, mot vilken anmärkning framställts, bedöms vara i behov av biträde för sitt försvar men inte själv anlitar sådant, får disciplinnämnden förordna försvarare för honom/henne vid ärendets behandling i nämnden. Ersättning till av Samfundet utsedd försvarare skall utges av Samfundet med belopp som bestäms av disciplinnämnden. Detsamma gäller ersättning till försvarare som medlen själv utsett, om nämnden bedömt sakens beskaffenhet vara sådan att medlemmen behöver biträde för sitt försvar. Nämnden kan förplikta den medlem, mot vilken anmärkning riktats, att helt eller delvis till Samfundet återgälda dess kostnad för försvaret.  

Beslut om uteslutning, varning eller erinran skall angiva de skäl varå beslutet grundas.

31 §

Beslut, varigenom medlem uteslutits ur Samfundet, skall, så snart beslutet går i verkställighet, delgivas Samfundets medlemmar och berörda myndigheter. Har beslutet om uteslutning upphävts, skall meddelande därom lämnas till medlemmar och nämnda myndigheter, om beslutet tidigare delgivits dem.

Detsamma gäller ett beslut om upphävande av en registrering enligt 6 §.

32 §

Samfundets disciplinära verksamhet omfattar i vissa fall också IP-ombud som auktoriserats i en annan stat inom Europeiska unionen. I ett disciplinärt förfarande mot en sådan medlem skall Samfundet, så snart förfarandet inleds, samarbeta och utbyta information med den behöriga organisationen eller myndigheten i den andra staten.

Uteslutning av medlem

33 §

Uppkommer frågan om uteslutning av ständig medlem på grund av bristande betalning av stadgeenlig avgift till Samfundet eller eljest, avgöres ärendet av årsstämman.

Uppkommer i styrelsen frågan om uteslutning av enskild eller vilande medlem på grund av bristande betalning av stadgeenlig avgift till Samfundet eller straffavgift och fullgör han/hon icke efter anmaning sina skyldigheter häri inom tid, som styrelsen bestämmer, skall styrelsen förklara att han/hon utträtt ur Samfundet.

Uppkommer i styrelsen frågan om uteslutning av enskild eller vilande medlem på grund av att fungerande kontaktuppgifter till medlem för fakturering stadgeenlig avgift till Samfundet eller straffavgift saknas skall styrelsen förklara att han/hon utträtt ur Samfundet.

Styrelsen får helt eller delvis eftergiva straffavgift, om särskilda skäl föreligger.

Styrelsen kan utesluta enskild eller vilande medlem som befunnits olämplig att förbli medlem i Samfundet. Innan beslut fattas i sådant ärende, skall styrelsen bereda medlemmen tillfälle att yttra sig.

Beslut om uteslutning skall tillställas den det rör och i 27 § nämnda myndighet. Vad i 31 § är stadgat skall äga motsvarande tillämpning.

Medlems utträde eller vilande medlemskap

34 §

Vill medlem utträda på eget bevåg eller begära medlemskapet vilande, skall han/hon hos styrelsen göra skriftlig ansökan därom. Ansökan skall föredras vid närmaste följande sammanträde med styrelsen. Föreligger mot medlem anmärkning av allvarlig beskaffenhet, äger styrelsen förordna, att med ansökningens behandling anstå i avvaktan på prövning av den mot medlemmen framställda anmärkningen. Eljest skall ansökningen bifallas.

Överklagande

35 §

Beslut att avslå ansökan om medlemskap och beslut om uteslutning får överklagas hos årsstämman eller extra stämma. Överklagandet skall vara skriftligt och skickas till styrelsen för behandling på nästkommande årsstämma eller i särskilda fall genom inkallande av extra stämma.

Tystnadsplikt för styrelseledamot m.fl.

36 §

Ledamot i styrelsen, ledamot i disciplinnämnden eller annan medlem som deltagit i handläggningen i disciplinärende eller annat tillsynsärende hos Samfundet får ej obehörigen yppa vad de på grund av medlems skyldighet att lämna uppgifter och tillhandhålla handlingar erfarit om denne och hans/hennes verksamhet.

Offentliggörande av vissa beslut

37 §

Meddelande om att någon har antagits till medlem i Samfundet eller avgått därur skall genom styrelsens försorg bringas till allmänhetens kännedom.

Disciplinnämnden får bestämma att beslut av nämnden i disciplinärende skall helt eller delvis offentliggöras.

Ändring i stadgarna

38 §

Ändringar av dessa stadgar beslutas vid stämma.

Beslut om stadgeändring är ej giltigt, med mindre än att beslutet fattas på stämma och därvid biträtts av minst två tredjedelar av antalet avgivna röster.

Upplösning av Samfundet

39 §

Upplösning av Samfundet kan ske först efter beslut härom på två på varandra följande stämmor, varav en skall vara årsstämma. Vid det sist hållna mötet skall förslaget om upplösning ha biträtts av minst två tredjedelar av antalet avgivna röster.

Vid Samfundets upplösning skall dess tillgångar användas för utbildningsändamål hänförligt till det industriella rättsskyddet.